Hoe stel ik iemand in gebreke en kan ik dat ook mondeling doen, eventueel in het bijzijn van getuigen? De getuigen kunnen dan immers het een en ander verklaren en daarmee kan ik dus aantonen dat ik iemand in gebreke heb gesteld. Het bewijs daarvan is dan op die manier makkelijk te leveren.

Een ingebrekestelling is bedoeld om de wederpartij een (aller)laatste termijn te geven voor de nakoming. Daarbij wordt dan nog een bepaalde redelijke tijd gegeven om nakoming mogelijk te maken zonder dat sprake is van een tekortkoming.

Als een wederpartij zijn verplichtingen niet nakomt, dan zal de andere partij eventuele geleden schade vergoed willen krijgen of de overeenkomst zelfs willen ontbinden om vervolgens met een andere partij zaken te (kunnen) doen, een partij die wel deugdelijk presteert.

Een tekortkoming in de nakoming leidt ertoe dat de schade die daardoor wordt geleden, moet worden vergoed. Schadevergoeding is verschuldigd zodra de andere partij in verzuim is. Dat is alleen anders als meteen al vaststaat dat nakoming sowieso niet meer mogelijk is.

Het verzuim treedt pas in als de wederpartij in gebreke wordt gesteld, waarbij nog een termijn voor nakoming wordt gegeven en de nakoming binnen deze gestelde termijn toch nog steeds uitblijft.

De wet regelt de ingebrekestelling en de vereisten die hiervoor gelden in artikel 82 van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De vereisten zijn als volgt: er moet een schriftelijke (a.) aanmaning (b.) worden verzonden met een duidelijke en redelijke termijn (c.) Ook moet duidelijk zijn wat en op grond waarvan wordt gevorderd (d.) en de gevolgen van de niet nakoming moeten helder zijn (e.).

Het schriftelijkheidsvereiste moet wel ruim worden opgevat, een precieze reikwijdte wordt echter niet gegeven. Schriftelijk is dus ook elektronisch, een ingebrekestelling kan eventueel per e-mail worden verstuurd. Aan deze vorm zijn wel risico’s verbonden. De schuldeiser moet namelijk kunnen aantonen dat de schuldenaar de ingebrekestelling ook daadwerkelijk heeft ontvangen. Het advies is dan ook om een manier te gebruiken die de ontvangst bevestigt zoals een e-mail met leesbevestiging of een aangetekende brief.

Duidelijk is in ieder geval dat een mondelinge aanmaning dus geen ingebrekestelling is in de zin van de wet. Dat is ook niet het geval als daar een of meerdere getuigen bij zijn (geweest) die eventueel het bewijs van de gedane mededeling (de ingebrekestelling) kunnen leveren.

Het gebruik van de juiste bewoordingen is ook essentieel. Alleen vermelden dat iemand in gebreke wordt gesteld is niet voldoende. Een vriendelijke aansporing/herinnering om alsnog na te komen is ook onvoldoende. Er is immers pas sprake van een ingebrekestelling als de wederpartij schriftelijk wordt aangemaand/gesommeerd om binnen een bepaalde termijn alsnog te presteren en daarbij ook precies weet wat verwacht wordt.

Als een ingebrekestelling niet correct wordt gedaan, dan heeft dat vergaande consequenties. De overeenkomst kan mogelijk niet worden ontbonden waardoor betalingsverplichtingen blijven bestaan en een schadevergoeding kan worden misgelopen.

Conclusie: door het sturen van een brief of een e-mail wordt voldaan aan het schriftelijkheidsvereiste. Zeker als partijen voornamelijk via e-mail communiceren.

Daar is rechtspraak over. Nergens is geregeld dat een brief aangetekend moet worden verstuurd. Het aangetekend verzenden is wel aan te bevelen omdat daarmee het bewijs van verzending wordt geleverd. Voor de e-mail geldt dat met een leesbevestiging kan worden aangetoond dat de ontvanger de e-mail heeft geopend.

Het versturen van een sms of WhatsApp is ook een mogelijkheid maar hieraan kleven toch de nodige risico’s. De ontvangst van een sms of WhatsApp is namelijk niet gegarandeerd. Een ingebrekestelling moet, om zijn werking te hebben, de wederpartij wel hebben bereikt. Bij een sms kan bewijs worden geleverd door een afleverbericht, het blijft evenwel de vraag of de eigenaar van de telefoon het bericht ook echt heeft gekregen. Hetzelfde risico geldt voor WhatsApp, blauwe vinkjes kunnen uitgeschakeld worden waardoor de ontvangst van het bericht discutabel blijft.

Feit is in ieder geval dat door het sturen van een sms en/of WhatsApp voldaan wordt aan het schriftelijkheidsvereiste in de zin van de wet. Als een e-mail voldoende schriftelijk is dan is het zeker ook verdedigbaar voor een sms en/of WhatsApp. Verdedigbaar is echter wat anders dan waterdicht, de uitkomst zal dus niet altijd 100% zeker zijn.

Daarom dit advies: de wettelijke regels voor een ingebrekestelling altijd strikt blijven opvolgen. Een ingebrekestelling per post en/of per e-mail is daarom altijd goed als daarbij ook de andere vereisten in acht worden genomen. Op die manier wordt voorkomen dat een vordering tot schadevergoeding of een ontbinding wordt afgewezen. Of dat een vordering tot betaling zelfs toch wordt toegewezen omdat de ingebrekestelling niet correct is uitgevoerd. Bij twijfel kunt u altijd contact opnemen met Rutten x Welling Advocaten. Ook voor andere vragen kunt u ons kantoor benaderen, u wordt altijd snel en adequaat verder geholpen.