Rood beeldmerk van Rutten & Welling Advocaten

Klachtenregeling

Artikel 1: Begripsbepaling

  • Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • Klachtenfunctionaris: de advocaat die belast is met de afhandeling van de klacht.


Artikel 2: Klachtenfunctionaris

a. Rutten x Welling Advocaten heeft mr. R.J.H.M. Crombaghs tot klachtenfunctionaris benoemd.

b. In geval een klacht wordt ingesteld tegen de sub 1 genoemde klachtenfunctionaris, treedt mr. E.Ph. Roelofs bij die kwestie als klachtenfunctionaris op.

Artikel 3: Procedure
a. De behandelend advocaat wijst de cliënt erop dat dit klachtenreglement van toepassing is.

b. De klager kan een klacht per post of per e-mail indienen bij de klachtenfunctionaris (r.crombaghs@ruttenwelling.nl / info@ruttenwelling.nl) of de behandelend advocaat. Wanneer de klacht bij de klachtenfunctionaris wordt ingediend, stelt deze de partij tegen wie de klacht is gericht daarvan in kennis.

c. Binnen drie werkdagen na de ontvangst van de klacht, wordt een ontvangstbevestiging aan de klager toegezonden.

d. In de sub c genoemde ontvangstbevestiging informeert de klachtenfunctionaris de klager over de (interne) vervolgprocedure. Dit kan oftewel betekenen dat de klachtenfunctionaris de toelichting van de partij tegen wie de klacht gericht is schriftelijk kenbaar maakt aan de klager, waarna deze in staat wordt gesteld zich schriftelijk daartegen te verweren, dan wel wanneer partijen dat wenselijk achten wordt de klager ten kantore van Rutten x Welling Advocaten uitgenodigd om de klacht met de klachtenfunctionaris te bespreken.

e. Indien tussen de klachtenfunctionaris en de klager een bespreking plaatsvindt, is de partij tegen wie de klacht gericht is daarbij aanwezig, mits de klager daartegen bezwaar maakt.

f. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de klacht, dan wel in voorkomend geval, tien dagen nadat de betrokken partij en de klager schriftelijk hun standpunt kenbaar hebben gemaakt, dan wel, in voorkomend geval uiterlijk tien dagen nadat een bespreking over de klacht heeft plaatsgevonden.

g. Indien de klacht tot tevredenheid van de klager wordt opgelost, worden de met de klager gemaakte afspraken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een termijn van een maand nadat afhandeling van de klacht heeft plaatsgevonden, schriftelijk door de klachtenfunctionaris vastgelegd. De klager ontvangt hiervan een exemplaar per post en/of per e-mail.

h. Wanneer de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, wordt de klacht door de betrokken partijen aan een externe onpartijdige derde, zijnde de Geschillencommissie Advocatuur, voorgelegd. Rutten x Welling Advocaten is bij deze Geschillencommissie aangemeld. De Geschillencommissie Advocatuur hanteert een Reglement waarin de externe klachtenbehandeling wordt omschreven. Het Reglement Geschillencommissie Advocatuur kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres postbus 90600, 2509 LP Den Haag.

Klachtenregistratie:
a. De klachtenfunctionaris registreert de ontvangen klachten, alsmede het resultaat van de interne en externe klachtenbehandeling daarvan.

b. De klachtenfunctionaris brengt jaarlijks verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van de procedure.

c. Binnen een maand na het uitbrengen van het jaarlijkse verslag, zal Rutten x Welling Advocaten dit verslag alsmede de daarin opgenomen aanbevelingen bespreken en worden deze aanbevelingen ter besluitvorming voorgelegd.