Mag een werknemer in het geheim een gesprek opnemen? Die vraag wordt voor veel werkgevers steeds relevanter, zeker nu de mobiele telefoons dit heel eenvoudig maken. Denk aan een vertrouwelijk gesprek tussen jou en je werknemer, bijvoorbeeld over functioneren of ziekte of aan een intern overleg.

In dit artikel zal ik ingaan op wat juridisch wel en niet is toegestaan en wat de risico’s zijn.

Mag een werknemer een gesprek met de werkgever opnemen?

Een werknemer mag volgens de wet stiekem een gesprek met de werkgever opnemen. De werknemer moet echter wel deelnemer zijn aan het gesprek, anders wordt het opnemen gezien als afluisteren. Dat is een strafbaar feit.

Daarnaast is het voor de werknemer ook van belang dat er met de opnames discreet wordt omgegaan. Wanneer een werknemer een opname aan andere mensen laat horen, kan dit worden gezien als een schending van de privacy en van de geheimhouding. In de meeste arbeidscontracten staat een geheimhoudingsbeding. Op het moment dat vertrouwelijke informatie door de werknemer met derden wordt gedeeld, overtreedt hij dat beding.

Mag een werkgever gesprekken opnemen?

Werkgevers mogen gesprekken niet opnemen, zonder voorafgaande toestemming van de werknemer. Naast de vereiste toestemming moet de werkgever ook nog aan de volgende eisen voldoen:

1. De werkgever moet een belangenafweging maken. Hij moet kijken welk belang zwaarder weegt, het belang van de werknemer (waarborging van de privacy) of het werkgeversbelang;
2. De werkgever moet de werknemer van tevoren informeren over de opname en uitleggen wat het doel hiervan is;
3. De werkgever moet toestemming aan de werknemer vragen om een opname te maken;
4. De opname moet veilig bewaard worden en niet langer dan voor het doel nodig is.

Arbeidsrechtelijke risico’s van het in het geheim opnemen

Zoals wij hiervoor al zagen, mag de werknemer in het geheim een gesprek met de werkgever opnemen. Als er in het gesprek vertrouwelijke informatie is besproken, dan overtreedt de werknemer de privacy en de geheimhouding op het moment dat hij de opnames met derden deelt.

Los daarvan schaadt de werknemer het vertrouwen van de werkgever als hij in het geheim een gesprek opneemt.

Een goed voorbeeld van dit risico blijkt uit een uitspraak van de rechter in Groningen. In die zaak kwam aan het licht dat een werknemer meerdere gesprekken op de werkvloer had opgenomen zonder medeweten van zijn collega’s. Het bedrijf zag dit als een ernstige privacy schending, die het vertrouwen van de werkgever en de betreffende collega’s onherstelbaar had beschadigd. Op basis daarvan werd de arbeidsovereenkomst van de werknemer door de rechter ontbonden wegens een verstoorde arbeidsverhouding. Van de werkgever kon volgens de rechter niet verlangd worden dat hij het dienstverband met de werknemer nog langer voortzette. De rechter stelde de werkgever dus in het gelijk.

Mag een stiekem opgenomen gesprek als bewijs worden gebruikt?

Uit de rechtspraak blijkt, dat rechters het vaak toestaan dat opnames als bewijs worden gebruikt in een procedure tussen de werkgever en de werknemer. Ook als opnames stiekem zijn gemaakt. Werkgevers stellen zich in procedures vaak op het standpunt dat dergelijke opnames niet als bewijs mogen worden gebruikt. Dit omdat de opnames onrechtmatig verkregen zijn. Rechters vinden de waarheidsvinding belangrijker dan eventueel onrechtmatig verkregen bewijs en zij staan daarom opnames als bewijs toe.

Conclusie

Ben je er als werkgever van bewust dat werknemers gesprekken kunnen opnemen en dat deze als bewijs kunnen worden gebruikt. Het opnemen van gesprekken kan helaas niet worden voorkomen. Het is verstandig om in het bedrijfsreglement op te nemen dat het opnemen van gesprekken niet is toegestaan, tenzij daarvoor vooraf toestemming is gegeven. Geef daarbij ook aan waarom dat niet is toegestaan, bijvoorbeeld om vertrouwelijke bedrijfsinformatie en de privacy van anderen te beschermen.

Heeft u vragen of hulp nodig? Neem dan gerust contact met Rutten x Welling Advocaten op.