Vanaf begin mei tot en met september gaan veel werknemers met vakantie. Binnen het bedrijf zijn er altijd werknemers die niet met vakantie gaan. Dit kan allerlei oorzaken hebben, bijvoorbeeld drukte op het werk, ziekte of andere (privé) omstandigheden.

Veel werkgevers staan er niet bij stil dat het niet opnemen van vakantie door de werknemer flink veel geld kan kosten. Als namelijk bij einde dienstverband blijkt dat er nog veel niet genoten verlof is, dan moeten die dagen bij de eindafrekening worden uitbetaald.

Verval / verjaring van vakantiedagen

Er is in 2023 door de Hoge Raad een arrest gewezen, waarmee u als werkgever rekening dient te houden. Dit arrest gaat over het verval / de verjaring van vakantiedagen.

Wat zegt de wet over verval wettelijk verlof en verjaring bovenwettelijk verlof?

Een werknemer heeft als hij 40 uur werkt 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. Wordt er parttime gewerkt, dan geldt dit wettelijk verlof naar evenredigheid. Deze wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli van het daaropvolgende jaar, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen. Dus in 2023 opgebouwd en niet opgenomen wettelijk verlof vervalt in beginsel per 1 juli 2024. In de CAO kan een langere vervaltermijn zijn opgenomen.

Daarnaast is er vaak ook bovenwettelijk verlof. Dit zijn de extra vakantiedagen die de werkgever of de CAO aan de werknemer toekent bovenop de wettelijke dagen. Deze bovenwettelijke vakantiedagen worden maandelijks opgebouwd en verjaren na vijf jaar. Over 2023 opgebouwd en niet genoten bovenwettelijk verlof verjaart dus in beginsel ergens in 2028.

Geen automatisch verval / verjaring op basis van rechtspraak

Uit de rechtspraak blijkt dat het vervallen / verjaren van vakantiedagen niet automatisch gebeurt. Daar moet je als werkgever wel actie voor ondernemen als je als werkgever wilt voorkomen dat je dit later moet uitbetalen.

Zorgplicht van de werkgever – aanzegplicht

Uit de rechtspraak volgt namelijk dat vakantie is bedoeld als recuperatie voor de werknemer. De werkgever moet daarom vanuit het goed werkgeverschap de werknemer stimuleren om vakantie op te nemen. Dit betekent concreet dat de werknemer door de werkgever daadwerkelijk in staat moet worden gesteld om zijn vakantiedagen op te nemen en zo nodig moet worden aangespoord om vakantie te nemen. Daarbij moet de werkgever de werknemer tijdig en precies informeren dat de vakantiedagen komen te vervallen als de werknemer deze niet op tijd opneemt (aanzegplicht).

Wanneer de werkgever niet aan deze aanzegplicht voldoet, vervallen / verjaren de vakantiedagen niet en behoudt de werknemer dus recht op die vakantiedagen en kan hij dus ook aanspraak maken op uitbetaling ervan als hij uit dienst gaat.

Arrest Hoge Raad d.d. 23 juni 2023

Deze aanzegplicht geldt zowel voor wettelijk verlof als voor bovenwettelijk verlof, zo blijkt uit het arrest van de Hoge Raad uit juni 2023. Deze uitspraak gaat over de gevolgen van het niet correct aanzeggen van het vervallen / verjaren van vakantiedagen. Het Hof had in hoger beroep de werkgever veroordeeld tot betaling van ruim € 62.000,- bruto aan de werknemer vanwege sinds 2012 openstaande vakantiedagen. Daarbovenop kwam ook nog eens 10% wettelijke verhoging en de wettelijke rente. Het Hof was van mening dat niet was gebleken dat de werkgever aan de aanzegverplichting had voldaan. De wettelijke vakantiedagen waren daarom nog niet vervallen of verjaard.

De Hoge Raad liet deze uitspraak van het Hof in stand. De stelling van de werkgever dat de vakantiedagen na vijf jaar hoe dan ook waren verjaard, werd afgewezen. De Hoge Raad oordeelde dat als de werkgever niet aan de aanzegverplichting heeft voldaan, de vakantiedagen niet vervallen en niet verjaren.

Tip: jaarlijks schriftelijk aanzeggen verval / verjaren vakantiedagen

Om het aantal niet genoten verlofdagen binnen de perken te houden, adviseren wij u als werkgever om ten minste éénmaal per jaar schriftelijk het vervallen van en het verjaren van vakantiedagen aan te zeggen. Doe dit niet alleen voor het lopende jaar, maar ook voor de ‘oude’ verlofdagen. Deze verjaren namelijk niet zolang niet is aangezegd. Zo kunt u als werkgever, mocht het nodig zijn, bewijzen dat aan de aanzegplicht is voldaan.

Graag helpen wij u bij het opstellen van een correcte aanzegging.

Heeft u vragen of hulp nodig? Bel dan met mr. Joyce Houben of mr. Jesse Crombaghs