Hoe kan ik als werkgever ervoor zorgen dat een werknemer de bedrijfsauto inlevert bij een periode van langdurige afwezigheid? En wat te doen met de onkostenvergoedingen?
Het inleveren van de bedrijfsauto tijdens een langere periode van ziekte en/of afwezigheid door bijvoorbeeld schorsing en/of vrijstelling van arbeid kan op een aantal manieren plaatsvinden. Hieronder volgt een uiteenzetting.
Een werknemer zit al langere tijd ziek thuis. Er zijn geen vooruitzichten op een spoedig herstel en ook een gedeeltelijke re-integratie zit er vooralsnog niet in. Werknemer beschikt over een bedrijfsauto voor het vervullen van zijn functie. Tijdens ziekte gebruikt hij de bedrijfsauto natuurlijk niet, hij heeft deze ook niet nodig voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden. Kan ik als werkgever de bedrijfsauto gewoon laten inleveren of gelden daar nog aparte regels voor? Ik kan na teruggave van de auto dan bijvoorbeeld een andere werknemer vervolgens in die auto laten rijden.
Daarnaast krijgt deze werknemer ook nog bepaalde onkostenvergoedingen. Het is echter evident dat hij tijdens zijn ziekteperiode helemaal geen onkosten meer maakt. Moet ik als werkgever dan toch nog deze vergoedingen uitbetalen of mag ik deze vergoedingen per direct stopzetten? Kan ik als werkgever dit eenzijdig beslissen en bepalen?
Het komt regelmatig voor dat een werknemer langdurig uitvalt door ziekte. De vraag is dan of bedrijfsmiddelen nog verstrekt moeten worden. Hetzelfde geldt voor de onkostenvergoedingen, moeten die nog betaald worden?
Doorslaggevend voor beantwoording van bovenstaande vraag is of deze zaken uitputtend in de arbeidsovereenkomst en/of in het personeelsreglement zijn geregeld. Daarnaast is ook nog van wezenlijk belang of de werknemer deze zaken ook privé mag gebruiken. In veel regelingen is namelijk vaker opgenomen dat een werknemer de bedrijfsauto ook voor privédoeleinden mag gebruiken. Als dat inderdaad zo is geregeld, dan heeft werknemer een privévoordeel. Het staat werkgever dan niet zomaar vrij de werknemer dit privévoordeel tijdens een (langdurige) ziekteperiode te ontnemen. Dat is zo bepaald door verschillende rechters.
Wil terugname door een werkgever van de bedrijfsauto wel kans van slagen hebben, dan moet in ieder geval sprake zijn van duidelijke en objectieve criteria.
Deze criteria moeten ergens vastgelegd zijn, dat kan bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement. Duidelijk moet tussen werkgever en werknemer zijn overeengekomen wanneer werknemer de bedrijfsauto moet inleveren en wanneer een werknemer geen recht meer heeft op bepaalde onkostenvergoedingen.
Een voorbeeld is een bepaling in de arbeidsovereenkomst waarin staat dat werknemer alle aan hem verstrekte zaken dient te retourneren als hij meer dan drie maanden ziek is.
Ook over de onkostenvergoedingen kan het een en ander geregeld worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een standaardvergoeding voor onkosten zoals telefoonkosten en het gebruik van een laptop of mobiele telefoon. Er kan dan een onderscheid gemaakt worden tussen de vergoeding van daadwerkelijk gemaakte- en te declareren kosten, of telefoonkosten enerzijds en de vaste onkostenvergoeding anderzijds, of de vergoeding van de gehele telefoonrekening waaronder ook de gevoerde privégesprekken worden vergoed. In het laatste geval is tevens sprake van een privévoordeel voor de werknemer zodat deze kosten ook tijdens een (langdurige) ziekteperiode vergoed dienen te worden. Van belang is dus ook hier weer of werknemer een privévoordeel heeft.
Werkgever kan afspreken met werknemer dat de onkostenvergoedingen alleen worden verstrekt als werknemer ook daadwerkelijk werkzaam is en bepaalde onkosten ook werkelijk maakt.
Als werkgever niet te maken wil krijgen met onaangename verrassingen tijdens een langdurige afwezigheid, is het raadzaam om over de bedrijfsauto en/of de onkostenvergoedingen duidelijke schriftelijke afspraken te maken. Duidelijk moet geregeld zijn of een bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarde ook een privévoordeel oplevert.
Als dit niet het geval is en de arbeidsvoorwaarde is alleen bedoeld voor zakelijke doeleinden, dan zal een werkgever eerder gerechtigd zijn om vergoedingen stop te zetten en/of een bedrijfsauto te laten inleveren. Is er echter onmiskenbaar een privévoordeel voor werknemer mee gemoeid, dan zal werkgever objectieve criteria moeten vastleggen als hij besluit om een bepaalde arbeidsvoorwaarde tijdens ziekte niet meer toe te passen.
Conclusie en tips
Bij beantwoording van de vraag of een werkgever tijdens ziekte van een werknemer mag besluiten de bedrijfsauto terug te nemen en/of het recht op onkostenvergoedingen stop te zetten is doorslaggevend welke bepalingen en regels werkgever hiervoor heeft vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en/of in het personeelsreglement. Bij twijfel kunt u uw bestaande overeenkomsten en/of reglementen door Rutten x Welling Advocaten laten nakijken. Heeft u als ondernemer dergelijke documenten nog niet, dan kunnen wij deze documenten voor u opstellen.
Heeft u vragen over bepaalde arbeidsrechtelijke zaken, dan is het altijd verstandig om (telefonisch) contact op te nemen met de sectie arbeidsrecht van Rutten x Welling Advocaten. Zij zorgen voor praktisch advies en kunnen u begeleiden. Heeft u een MKB-abonnement bij ons dan is het mondeling advies kosteloos, u heeft binnen het abonnement namelijk de mogelijkheid om onbeperkt telefonisch eerstelijns juridisch advies in te winnen.
