Algemene voorwaarden / General Conditions / Klachtenreglement

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN ROELOFS & CROMBAGHS ADVOCATEN LLP, HANDELENDE ONDER DE NAAM RUTTEN & WELLING ADVOCATEN

1. Roelofs & Crombaghs Advocaten LLP is een Limited Liability Partnership, opgericht en geregistreerd in Engeland onder nummer OC403073 met geregistreerd kantooradres Mottram House 43, Greek St Stockport Cheshire SK3 8AX  United Kingdom (Engeland), in Nederland ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr. 64639533, gevestigd en kantoorhoudende aan de Oude Lindestraat 1 te Heerlen, verder te noemen “de opdrachtnemer”. Een lijst van members is beschikbaar op de statutaire zetel en tevens opvraagbaar op het vestigingsadres alsmede geregistreerd bij het Handelsregister. In de onderstaande voorwaarden zal opdrachtgever worden aangeduid als ‘cliënt’.

2. Op alle opdrachten die door cliënt hoegenaamd ook aan de opdrachtnemer worden verstrekt zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden geldt zowel jegens de opdrachtnemer als de partners, members  en werknemers daarvan.

3. Een opdracht wordt uitsluitend aanvaard door de opdrachtnemer en namens haar uitgevoerd, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgend de bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon verbonden aan de opdrachtnemer wordt uitgevoerd. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 van het Burgerlijk Wetboek zijn van toepasselijkheid uitgesloten. De partners, members en/of diegenen die voor de opdrachtnemer werkzaam zijn of waren, zijn niet persoonlijk gebonden en/of aansprakelijk.

4. De opdrachtnemer is in afwijking van artikel 7:408 lid 2 BW gerechtigd om de opdracht met een cliënt te beëindigen, waarbij de opdrachtnemer de gedragsregels van de Orde van Advocaten in acht zal nemen.

5. De opdrachtnemer zal al haar werkzaamheden verrichten tegen het met cliënt overeengekomen uurtarief. Het uurtarief kan door de opdrachtnemer aan het begin van elk kalenderjaar worden aangepast. Over het honorarium is een forfaitair percentage van 5% kantoorkosten verschuldigd ter dekking van kosten als porti-, papier-, kopieer-, telecommunicatie- en secretariaatskosten. Eventuele reiskosten, te maken door de advocaat ter uitvoering van de opdracht, dienen te worden vergoed door de opdrachtgever. Reisuren zijn declarabele uren. De opdrachtgever dient deze uren derhalve te vergoeden tegen het afgesproken uurtarief, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

6. De opdrachtnemer kan haar werkzaamheden verrichten op basis van een abonnement. Het abonnement geldt voor één (rechts)persoon, zijnde de (rechts)persoon waarmee het abonnement gesloten is, en is niet overdraagbaar. Een abonnement is geldig  gedurende de periode van  één jaar en wordt telkens met dezelfde periode verlengd, tenzij de abonnee of  opdrachtnemer het abonnement schriftelijk één maand voor aanvang van het nieuwe jaar heeft opgezegd.  De looptijd vangt aan na ontvangst van het abonnementsgeld door de opdrachtnemer.  Alsdan start de opdrachtnemer op basis van het abonnement met haar werkzaamheden. De prijs van het abonnement kan door  de opdrachtnemer aan het begin van elk kalenderjaar worden aangepast. Behoudens na voorafgaande instemming van  de opdrachtnemer vallen advies- en (proces)werkzaamheden waartoe reeds opdracht werd gegeven vóór de totstandkoming van het abonnement, buiten het abonnement. De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor het abonnement,  zonder reden   met directe ingang te beëindigen. Indien de abonnee op oneigenlijke wijze gebruik maakt van het abonnement, vindt geen restitutie plaats  van reeds betaald abonnement. Indien de opdrachtnemer het abonnement op andere gronden beëindigt, vindt er door de opdrachtnemer naar rato terugbetaling van het reeds betaalde abonnentsgeld aan de abonnee plaats.

7. Declaraties dienen binnen 8 dagen na verzending te worden voldaan, waarbij geen recht op opschorting, korting of verrekening bestaat. Bij overschrijding van de termijn van 8 dagen is cliënt zonder ingebrekestelling in verzuim. Indien een ander dan cliënt, de debiteur, de declaratie voor zijn rekening dient te nemen, blijft de cliënt voor de betaling daarvan volledig verantwoordelijk. De opdrachtnemer is steeds bevoegd een voorschot te vragen voor de betaling van haar werkzaamheden, verschotten en/of onkosten.

8. Op grond van de opdracht kan de opdrachtnemer voor rekening en risico van cliënt derden inschakelen. Voor zoveel mogelijk wordt hierover met cliënt overleg gevoerd. In voorkomende gevallen is de opdrachtnemer gerechtigd zonder overleg met cliënt een deurwaarder in te schakelen. Daarnaast is de opdrachtnemer gerechtigd (mede) namens cliënt eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van een in te schakelen derde te aanvaarden. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor tekortkomingen van een derde wordt jegens cliënt uitdrukkelijk uitgesloten.

9. De aansprakelijkheid van de opdrachtnemer jegens cliënt is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval uit hoofde van de door de opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het onder de verzekering toepasselijke eigen risico, behoudens in geval dwingend recht zich daartegen verzet of de schade door de opdrachtnemer is veroorzaakt door opzet of grove schuld. Een kopie van de verzekeringspolis wordt desgevraagd ter beschikking gesteld. Indien om welke reden dan ook door de beroepsaansprakelijkheidsassuradeur geen uitkering wordt gedaan, is de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer beperkt tot een bedrag ter hoogte van het honorarium exclusief BTW en verschotten dat in het betreffende jaar waarin de beroepsfout is gemaakt in de betreffende zaak aan cliënt is gedeclareerd en door cliënt is voldaan, met een maximum van € 10.000,--. (zegge tienduizend euro) Indirecte schade en/of gevolgschade komt nimmer voor vergoeding in aanmerking. Cliënt is gehouden de opdrachtnemer schadeloos te houden en te vrijwaren voor alle aanspraken van derden – daaronder mede begrepen aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personeel van cliënt , alsmede gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van cliënt betrokken zijn - die voortvloeien uit of verband houden met de werkzaamheden van de opdrachtnemer ten behoeve van cliënt.

10. Ieder vorderingsrecht vervalt 12 maanden na het tijdstip waarop het ontstaan van de aansprakelijkheid redelijkerwijs bekend had moeten of kunnen zijn en in ieder geval 5 jaar na de datum van het laatst gegeven advies aan cliënt. Het in dit artikel bepaalde geldt ook jegens cliënt indien een derde schadevergoeding vordert in verband met een door de opdrachtnemer aan cliënt verleende dienst.

11. Verstrekte opdrachten worden door de opdrachtnemer uitsluitend ten behoeve van cliënt uitgevoerd. Aan de wijze waarop aan die opdracht al dan niet uitvoering is gegeven kunnen derden geen enkel recht ontlenen. Cliënt vrijwaart de opdrachtnemer tegen aanspraken dienaangaande.

12. Voor zover het dossier en de ter hand gestelde bescheiden door cliënt niet worden teruggenomen zullen deze tot uiterlijk 60 maanden na de datum van de laatste declaratie door de opdrachtnemer worden bewaard.

13. De opdrachtnemer behoudt zich te allen tijde het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. De cliënt wordt van een dergelijke wijziging in kennis gesteld, waarna de gewijzigde voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst tussen de opdrachtnemer en de cliënt.

14. De opdrachtnemer kent een interne klachtenregeling, welke van toepassing is op iedere overeenkomst van opdracht tussen de opdrachtnemer en de cliënt. Deze klachtenregeling is van toepassing op alle klachten die naar aanleiding van de totstandkoming en/of de uitvoering van de dienstverlening, inclusief declaratiegeschillen, van de opdrachtnemer en haar medewerkers mochten ontstaan. De klachtenregeling staat vermeld op de website van de opdrachtnemer (zie onderstaand) en kan via de volgende link worden ingezien: http://www.ruttenwelling.nl/nl/algemene-voorwaarden/ . Indien een klacht via de interne klachtenregeling niet naar tevredenheid is afgehandeld, wordt de klacht ter beslechting aan de Geschillencommissie Advocatuur voorgelegd. Het Reglement Geschillencommissie Advocatuur voorziet in beslechting van de klacht door middel van arbitrage. In sommige gevallen kan echter voor een uitspraak op grond van bindend advies worden gekozen

15. De rechtsverhouding tussen de opdrachtnemer en cliënt is onderworpen aan Nederlands recht. Onverlet het sub 14 bepaalde worden eventuele geschillen uitsluitend door de Rechtbank Limburg, locatie Maastricht, beslist.

16. De opdrachtnemer verbindt zich jegens de cliënt de te verlenen diensten naar beste kunnen te verrichten, doch kan nimmer voor het door een opdrachtgever gewenste resultaat instaan; dan wel daarvoor aansprakelijk zijn en/of worden gesteld. Elke aan de opdrachtnemer verstrekte opdracht betreft een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

17. Cliënt is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke de opdrachtnemer nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Cliënt staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan de opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit. Indien en voor zover cliënt  zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden aan deze geretourneerd.

18. Het is cliënt uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen, juridische adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van de opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren anders dan waarvoor deze in de zin van de opdracht in engste zin des woords bedoeld waren.

19. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht door meerdere natuurlijke personen (cliënten), voor zover de werkzaamheden ten behoeve van gezamenlijke personen zijn verricht, zijn deze natuurlijke personen (cliënten) hoofdelijk verbonden voor de betaling van het factuurbedrag, ongeacht de tenaamstelling van de factuur.

      GENERAL CONDITIONS OF ROELOFS & CROMBAGHS ADVOCATEN LLP,
      ACTING UNDER THE NAME RUTTEN & WELLING ADVOCATEN

1.    Roelofs & Crombaghs Advocaten LLP is a Limited Liability Partnership, incorporated and registered in England under number OC403073 with registered office address Mottram House 43, Greek St Stockport Cheshire SK3 8AX United Kingdom (England), registered in the Netherlands with the Chamber of Commerce under number 64639533, with its registered office and principal place of business at Oude Lindestraat 1, Heerlen, Netherlands, hereinafter referred to as "the law firm". A list of members is available at the registered office and can also be obtained on request at the registered office or Trade Register. The party granting the assignment shall be referred to below as "the client".

2.    These general conditions shall apply to all assignments granted by the client to the law firm. The applicability of the general conditions applies to both the law firm and its partners, members and employees.

3.    An assignment is exclusively accepted by the law firm and carried out on its behalf, even if it is the explicit or tacit intention that an assignment should be carried out by a specific person associated with the law firm. Articles 7:404,7:407(2) and 7:409 Dutch Civil Code shall not apply. The partners, members and/or those (formerly) working for the law firm are not personally bound and/or liable.

4.    Contrary to Article 7:408(2) Dutch Civil Code, the law firm is entitled to terminate the assignment with a client, whereby the law firm will observe the rules of conduct of the Netherlands Bar Association.

5.    The law firm will perform all its work at the hourly rate agreed with the client. The hourly rate may be adjusted by the law firm at the beginning of each calendar year. A fixed percentage of 5% of office expenses shall be charged over the fee to cover costs such as postage, paper, copying, telecommunication and secretarial expenses. Any travel costs incurred by the lawyer in carrying out the assignment must be reimbursed by the client. Travelling hours are billable hours. The client shall therefore compensate these hours at the agreed hourly rate, unless otherwise agreed in writing.

6.    The law firm may perform its work on the basis of a subscription. The subscription applies to one person/legal entity, namely the person/legal entity with whom the subscription was concluded, and is not transferable. A subscription is valid for a period of one year and will be renewed for the same period each time, unless the subscriber or law firm has cancelled the subscription in writing one month before the start of the new year. The term commences upon receipt of the subscription fee by the law firm. The law firm will then start its work on the basis of the subscription. The subscription fee can be adjusted by the law firm at the beginning of each calendar year. Except with the prior consent of the law firm, advice and (procedural) activities already commissioned prior to conclusion of the subscription shall be excluded from the subscription. The law firm reserves the right to terminate the subscription without reason with immediate effect. If the subscriber makes improper use of the subscription, no refund will be made for the subscription already paid. If the law firm terminates the subscription on other grounds, it will reimburse the subscriber proportionately for the subscription fee already paid.

7.    Invoices shall be paid within 8 days, with no right to suspension, discount or set-off. If the term of 8 days is exceeded, the client shall be in default without notice of default being required. If a third party other than the client, the debtor, is required to pay the invoice, the client shall remain fully responsible for its payment. The law firm shall at all times be entitled to request an advance payment for its work, disbursements and/or expenses.

8.    The law firm may within the context of the assignment engage third parties at the risk and expense of the client, whereby the client shall be consulted as far as possible. The law firm is entitled, wherever required, to engage a bailiff without consulting the client. In addition, the law firm is also entitled to accept, also in behalf of the client, any limitations of liability of a third party to be engaged. Any liability of the law firm for shortcomings of a third party shall be expressly excluded.

9.    The liability of the law firm towards the client is limited to the amount paid out in the case in question under the professional indemnity insurance taken out by the law firm, plus the amount of the excess applicable under the insurance policy, unless mandatory law precludes this or the damage is the result of intent or gross negligence on the part of the law firm. A copy of the insurance policy shall be made available on request. If, for whatever reason, no payment is made by the professional indemnity insurer, the liability of the law firm shall be limited to an amount equal to the fee, excluding VAT and disbursements, invoiced to, and paid by, the client in the relevant case in the year in which the professional error was made, subject to a maximum of € 10,000 (in words: ten thousand euros). Indirect damage and/or consequential damage is never eligible for compensation. The client shall indemnify the law firm against all claims of third parties - including shareholders, directors, supervisory directors and staff of the client as well as affiliated legal entities and companies and others involved in the organisation of the client - arising from or connected with the activities of the law firm.

10. Each claim to compensation will lapse 12 months after the date on which the occurrence of the liability should or could reasonably have been known and in any event 5 years after the date of the last advice given to the client. The provisions of this article also apply to the client if a third party claims damages in connection with a service provided by the law firm to the client.

11.  The law firm performs the granted assignments exclusively for the client. Third parties cannot derive any rights whatsoever from the manner in which the assignment was performed. The client shall indemnify the law firm against any claims in this respect.

12.  Insofar as the client does not recover the file and the documents supplied, these will be kept by the law firm up to 60 months after the date of the last invoice.

13.  The law firm reserves the right to modify these general conditions at any time. The client shall be informed of such a change, after which the amended conditions shall form part of the agreement between the law firm and the client.

14. The law firm has an internal complaints procedure, which applies to every agreement of assignment between the law firm and the client. This complaints procedure applies to all complaints that may arise as a result of the conclusion and/or execution of the services, including disputes regarding invoices, by the law firm and its employees. The complaints procedure is published on the website of the law firm and is available on:
http://www.ruttenwelling.nl/nl/algemene-voorwaarden/

If a complaint is not satisfactorily resolved through the internal complaints procedure, the complaint will be submitted for settlement to the disputes committee for the legal profession. The rules governing the disputes committee for the legal profession provide for the settlement of the complaint by means of arbitration. In some cases, however, parties may opt for a binding opinion.

15. The legal relationship between the law firm and the client is governed by Dutch law.
Without prejudice to the provisions of Article 14, any disputes shall be exclusively decided by the District Court of Limburg, located in Maastricht.

16. The law firm shall perform the services to the best of its ability, but can never guarantee the result desired by a client, or be held liable for such. Every assignment given to the law firm concerns an obligation of best efforts and not an obligation to achieve results.

17. The client shall timely provide the law firm with all documents, in the manner and form required by the latter, that the law firm deems necessary for the correct performance of the assignment. The client guarantees the accuracy, completeness and reliability of the information and documents provided to the law firm, also if these originate from third parties, unless the nature of the assignment dictates otherwise. The documents made available shall be returned to the client if and insofar as requested by the client.

18. The client shall be expressly prohibited from reproducing, disclosing or exploiting products of the law firm, including legal advice, (model) contracts and other intellectual products of the law firm, in the broadest sense of the word, other than for which they were intended in the performance of the assignment, in the strictest sense of the word.

19. In case of an assignment given jointly by several natural persons (clients), which has been carried out for the benefit of joint persons, these natural persons (clients) are jointly and severally liable for the payment of the invoice amount, regardless of the person to whom the invoice was addressed.

Klachtenreglement Rutten & Welling Advocaten

Artikel 1: Begripsbepaling

-  Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.

-  Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

- Klachtenfunctionaris: de advocaat die belast is met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2: Klachtenfunctionaris

a. Rutten & Welling Advocaten heeft mr. R.J.H.M. Crombaghs tot klachtenfunctionaris benoemd.

b. In geval een klacht wordt ingesteld tegen de sub 1 genoemde klachtenfunctionaris, treedt mr. E.Ph. Roelofs bij die kwestie als klachtenfunctionaris op.

Artikel 3: Procedure

a. De behandelend advocaat wijst de cliënt erop dat dit klachtenreglement van toepassing is.

b. De klager kan een klacht per post of per e-mail indienen bij de klachtenfunctionaris (r.crombaghs@ruttenwelling.nl / info@ruttenwelling.nl) of de behandelend advocaat. Wanneer de klacht bij de klachtenfunctionaris wordt ingediend, stelt deze de partij tegen wie de klacht is gericht daarvan in kennis.

c. Binnen drie werkdagen na de ontvangst van de klacht, wordt een ontvangstbevestiging aan de klager toegezonden.

d. In de sub c genoemde ontvangstbevestiging informeert de klachtenfunctionaris de klager over de (interne) vervolgprocedure. Dit kan oftewel betekenen dat de klachtenfunctionaris de toelichting van de partij tegen wie de klacht gericht is schriftelijk kenbaar maakt aan de klager, waarna deze in staat wordt gesteld zich schriftelijk daartegen te verweren, dan wel wanneer partijen dat wenselijk achten wordt de klager ten kantore van Rutten & Welling Advocaten uitgenodigd om de klacht met de klachtenfunctionaris te bespreken.

e. Indien tussen de klachtenfunctionaris en de klager een bespreking plaatsvindt, is de partij tegen wie de klacht gericht is daarbij aanwezig, mits de klager daartegen bezwaar maakt.

f. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de klacht, dan wel in voorkomend geval, tien dagen nadat de betrokken partij en de klager schriftelijk hun standpunt kenbaar hebben gemaakt, dan wel, in voorkomend geval uiterlijk tien dagen nadat een bespreking over de klacht heeft plaatsgevonden.

g. Indien de klacht tot tevredenheid van de klager wordt opgelost, worden de met de klager gemaakte afspraken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een termijn van een maand nadat afhandeling van de klacht heeft plaatsgevonden, schriftelijk door de klachtenfunctionaris vastgelegd. De klager ontvangt hiervan een exemplaar per post en/of per e-mail.

h. Wanneer de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, wordt de klacht door de betrokken partijen aan een externe onpartijdige derde, zijnde de Geschillencommissie Advocatuur, voorgelegd. Rutten & Welling Advocaten is bij deze Geschillencommissie aangemeld. De Geschillencommissie Advocatuur hanteert een Reglement waarin de externe klachtenbehandeling wordt omschreven. Het Reglement Geschillencommissie Advocatuur kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres postbus 90600, 2509 LP Den Haag.

Klachtenregistratie:

a. De klachtenfunctionaris registreert de ontvangen klachten, alsmede het resultaat van de interne en externe klachtenbehandeling daarvan.

b. De klachtenfunctionaris brengt jaarlijks verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van de procedure.

c.  Binnen een maand na het uitbrengen van het jaarlijkse verslag, zal Rutten & Welling Advocaten dit verslag alsmede de daarin opgenomen aanbevelingen bespreken en worden deze aanbevelingen ter besluitvorming voorgelegd.

 

 

 

In de rechtszaal van het geweten wordt altijd zitting gehouden.
Goede kennis van de klant komt de kwaliteit van de advisering ten goede en genereert toegevoegde waarde.